Insbesondere in mittelständischen Unternehmen gibt es einen Wust an unterschiedlichen Formularen, die gedruckt, bestellt und aufbewahrt werden müssen. Für viele Anwendungen wären MS Word Templates aber die bessere Variante: Bei Änderungen können Sie von einer Agentur einfach ein Update erstellen lassen und dieses dann selbst als Dokumentvorlage auf die Arbeitsplätze einspielen lassen. Die Grafik- und Dateiprofis nutzen dabei alle Funktionen von MS Word, um die höchst mögliche Benutzerfreundlichkeit und Usability erreichen zu können. Lesen Sie deshalb weiter wie Sie das interne Formularwesen revolutionieren können:

MS Templates leiten die Nutzer rückfragefrei durch den Ausfüllprozess

Richtig formatiert bieten die Vorlagen für Microsoft Word sehr umfangreiche Leistungsmerkmale. Denken Sie dabei an Ankreuzfelder oder auch Erläuterungen, die sichtbar sind – aber nicht gedruckt werden müssen. MS Word Templates, erstellt von einer Agentur, können beispielsweise auch „Pop Up Fenster“ integrieren, die den Benutzer rückfragefrei durch den Ausfüllprozess leiten.

Der große Vorteil ist die Reduzierung der Komplexität und des Papierverbrauchs insbesondere bei Änderungen: Es gibt keine Vorräte mehr an unausgefüllten Formularen, zudem müssen auch keine Durchschreibesätze mehr aufwändig angefertigt werden.

Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder auch Bestellformulare können voll umfänglich auf MS Word Templatesübertragen werden. Da auch Bilder und technische Zeichnungen integriert werden können, müssen die Verwender auf keine Inhalte verzichten.

Ausdruck durchgängiger Organisation und Corporate Identity

Wenn Sie MS Word Templates erstellen lassen, dann investieren Sie auch ein Stück weit in eine bessere Umsetzung von Corporate Design und Identity. Sie verwenden keine nicht auf Ihr Unternehmen angepassten Formulare mehr, Firmenlogo & Co. sind überall zu finden.

Zudem können Sie die einzelnen, auszufüllenden Felder bei allen Formularen individuell platzieren und auch die notwendigen Angaben unternehmensspezifisch festlegen. Auch lassen sich bestimmte Sortierkriterien oder Formularmerkmale in der Vorlage aufnehmen. So könnte jedes Formular den Dateinahmen bzw. Speicherort zusätzlich als QR Code enthalten, um diese Vorlage noch besser wieder finden zu können.

Auch ohne einen QR Code kann jede installierte Vorlage einfach wieder gefunden werden. Bei Öffnen von MS Word wird kein „leeres Dokument“ ausgewählt, stattdessen wird eine Vorlage mit allen Rohdaten bzw. Ausfüllfeldern geladen. Ihre Mitarbeiter können dann gleich mit dem Ausfüllen der Microsoft Vorlage beginnen. Diese kann auch so aufgeteilt sein, dass die Angaben auf der ersten Seite gemacht werden können und die entsprechende Ausfüllanleitung bzw. Bemerkungen auf den weiteren Seiten folgen. Damit geht die „Suchzeit“ gegen Null.